Ein Blick auf drei Jahre Erfahrung in der Firmvorbereitung mit der App "Klubraum"
Wie begleitet und organisiert man die Firmvorbereitung digital?
Welche App ermöglicht Direktnachrichten, Terminorganisation, das Hochladen von Dateien, die Einteilung in Gruppen – und das alles datenschutzkonform?
Das waren Fragen, die sich mir und meinen Kolleg:innen vor einiger Zeit gestellt haben. Wir haben uns im Urwald der Programme und Angebote am Ende schließlich für „Klubraum“ entschieden.
Eine App, die eigentlich für Vereine bestimmt war, bot für uns eine passende Lösung für die meisten Probleme - und ist zusätzlich DSGVO-konform und ein deutsches Start-up.
In der App kann man sehr leicht einen eigenen „Klubraum“ erstellen. Bei uns einer für den jeweiligen Firm-Jahrgang.
Die Firmlinge konnten dann, wie von anderen Apps gewohnt, mit Hilfe eines Links einen Account erstellen. Da die Accounts von den Admins freigeschaltet werden müssen, kann man kontrollieren, dass sich nur Jugendliche des eigenen Firmjahrgangs anmelden.
Eine besondere Stärke der App ist der übersichtliche Kalender, in dem man alle Termine auf einen Blick hat. Bei den eingetragenen Treffen kann man eine Höchstzahl an Teilnehmenden einstellen, Adressen mit Google Maps verlinken und darunter kommentieren, wenn sich z.B. Zeiten kurzfristig ändern. Das sind die Funktionen, die wir v.a. genutzt haben.
Als Verantwortliche haben wir es auch sehr geschätzt, dass man die TN-Listen als Exel-Tabelle exportieren kann.
Neben dem Kalender haben wir unsere Firmlinge in „Areas“ aufgeteilt. Dort kann man verschiedene Gruppen erstellen, die sich noch einmal getrennt austauschen können.
Sowohl in der Gesamtgruppe als auch in den Areas kann man Dateien hochladen, Nachrichten und Bilder posten. Diese können jeweils auch kommentiert werden.
Um jemand einzeln anzuschreiben, gibt es Direktnachrichten.
Wir haben die Firmlinge gebeten, die Push-Nachrichten einzuschalten, damit sie auch mitbekommen, wenn wir etwas in der App mitgeteilt haben.
Das, was uns an der Handhabung etwas stört, ist die Unübersichtlichkeit in der Timeline der Gesamtgruppe. Hier kann doch schnell eine Nachricht auch nach unten rutschen. Diese wurde allerdings in letzter Zeit etwas strukturierter gestaltet.
Auch den Anmelde-Button zu einem Event muss man ein bisschen suchen. Das ist leider manchen unserer Jugendlichen nicht gleich gelungen.
Das letzte große Manko, das erst vor Kurzem eingeführt wurde, ist eine Abstufung der Funktionen je nachdem, ob man die kostenlose oder die bezahlte Version nutzt. Finanziell ist die Entscheidung des Betreibers durchaus nachvollziehbar, um die Qualität, Werbefreiheit und Datensicherheit zu gewährleisten.
Leider sind seitdem einige, für uns wichtige Einstellungen, nur noch gegen Bezahlung enthalten. Um diese Beurteilung ehrlich abzuschließen, werden wir uns deshalb im nächsten Jahr wahrscheinlich nach einer Alternative umschauen.
Dennoch hat uns die App in den letzten Jahren die Organisation und Kommunikation während der Firmkurse deutlich erleichtert. Ich denke, sie kann für kleinere Gruppen und andere Anforderungen auch ohne die Plus-Version gute Dienste leisten.
Eine Überlegung ist sie auf jeden Fall wert, wenn man nach einer datenschutzkonformen App sucht, die Termine übersichtlich darstellt, Gruppen in Einzelteams unterteilen kann, Direktnachrichten sowie Datei-Uploads ermöglicht.
